04 sai lầm thường gặp trong tổ chức sự kiện

>>Xem thêm: cho thuê bànghế tphcm, chothuê âm thanh event, chothuê âm thanh tphcm, cho thuê bànghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

Sailầm thứ 1:Thất bại trong việc phân bổ các nguồn lực đúng đắn, với các kỹ năng phù hợp.

Đây là sai lầm đứng đầu danh sách,một sự kiện mà bị phân công sai người chỉ đạo, phụ trách, thì nắm chắc thất bạitrong tay. Chìa khóa cho một sự kiện thành công đó chính là phân bổ nguồn lựcvới các kỹ năng phù hợp.

Giải pháp: Nhà tổ chức sự kiện phảicó những kiến thức và kỹ năng cần thiết để đảm đương một khối lượngcông việc thật tốt, và phân công nhân lực đúng với chuyên môn của họ. Điều nàysẽ làm cho sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Sailầm thứ 2:Thất bại trong việc để ý đến những thay đổi trong phạm vi của sự kiện.

Sự kiện nào khi diễn ra trong thựctế cũng không thể giống y nguyên như trong kịch bản đề ra, sẽ có những thay đổibất ngờ và những sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện. Sẽ là thấtbại nếu không nắm được một sự thay đổi dù là nhỏ nhất, có nghĩa là mọi việc đãnằm ngoài vòng kiểm soát, do đó không thể kịp thời đưa ra phương án ứng phó.

Giải pháp: Phải đưa ra được một bảnkế hoạch giải quyết các tình huống phát sinh trong sự kiện. Đây là cách rấtnhanh và hiệu quả để kiểm soát tình hình. Ví dụ vấn đề bổ sung chỗ ngồi, haythực phẩm…đồng thời là thời gian, ngân sách, và cá nhân cụ thể sẽ phụ tráchtừng việc.

Sailầm thứ 3:Thiếu kinh nghiệm quản lý sự kiện.

Một sự kiện có thể nhanh chóng vượtkhỏi tầm kiểm soát nếu không có những người quản lý sự kiện giàu kinh nghiệm,những người đứng mũi chịu sào cho một sự kiện.

Giải pháp: Bước đầu tiên là thuê cácnhà tổ chức sự kiện có chứng chỉ và có sự khéo léo cần thiết để hiểu và quản lýtốt những nhu cầu của khách hàng. Nhà tổ chứ sự kiện tốt là phải có sự kết hợpcủa “kỹ năng mềm” với các bên liên quan và chứng minh được làm thế nào để lậpra kế hoạch tổ chức sự kiện và quản lý rủi ro hoàn hảo.Sai lầm thứ 4: Lặp lại quy trình tổ chức sự kiện chocác sự kiện khác nhau

Sai lầm thứ 4: Lặp lại quytrình tổ chức sự kiện cho các sự kiện khác nhau

Đây là một sai lầm phổ biến cho cácnhà lên ý tưởng sự kiện. Cùng áp dụng một kế hoạch cho các sự kiện khác nhau sẽkhiến cho sự không phù hợp gia tăng, có thể lúc đầu sẽ suôn sẻ, nhưng càng vềcuối, tính chất của từng sự kiện sẽ lộ rõ hơn, và sai lầm là không tránh khỏi.Sự kiện sẽ bị thất bại vào phút cuối.

Giảipháp: Một kế hoạch được xác định rõvà thống nhất sẽ giúp các nhà tổ chức sự kiện giải quyết mọi công việc một cáchhiệu quả và làm tăng mức độ phù hợp của tất cả các hoạt động liên quan đến việcthực hiện một sự kiện.