Làm sao để tổ chức họp báo thành công

Họp báo làmột hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để cómột buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc khôngnhỏ.

>>Xemthêm: chothuê bàn ghế tphcm, chothuê âm thanh event, chothuê âm thanh tphcm, cho thuê bànghế hội nghị, cho thuê cổng hơi , bán cổng hơi sự kiện

Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ racho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạnhoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổihọp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự

Nhiều nhà quản lý đã phải loay hoaykhá lâu khi nhận được yêu cầu tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đãquen thuộc với hầu hết mọi người, xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo,nhưng làm thế nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu cầu, thì vẫncòn là khái niệm xa lạ với nhiều người.

Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộchọp báo, bạn hãy nắm kỹ 7 bước cơ bản sau:

1. Chuẩn bị phần nội dung

Giới nhà báo đến với sự kiện củacông ty bạn là để lấy thông tin. Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính củamỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giớithiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung,nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắcchắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm.

Trước khi bạn bắt đầu triển khaibuổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chínhcủa sự kiện này. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình màchỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưatin...”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện.

2. Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họpbáo của công ty bạn. Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họpbáo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim,kỹ thuật thu thanh... Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn vớitrang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngàynay. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng,trang trí lịch sự, không phô trương.

Một số công ty vì muốn “chơi trội”,đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ saovề cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóngviên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.

3. Mời khách (phóng viên)

Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấntruyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm,thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họpbáo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... khôngbỏ quên lời mời của bạn.

4. Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo cần phải được chuẩnbị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứuđược các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nộidung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vậtcó bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vậtchính.

Thi thoảng các tài liệu được pháttheo từng phần của buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến và nhậnhết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. Đơn giản là họ hoàn toàn có thểtác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này.

5. Thảo luận với MC và người diễnthuyết

Một hoặc hai ngày trước buổi họpbáo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báogiới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Lý do là nhà tổ chức buổi họp báocần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn. Bạn cần góp ý với nhữngbài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vậtcách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểucủa mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.

MC của buổi họp báo phải thoả mãntiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được. MC không cầnvà không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởiphần tổng hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làmgiảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng,lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.

6. Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạnnâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bịkỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòngnhững bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúngyêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng cóquá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầuchưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá haykhông?

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chứcphải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lầnnữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đóntiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải đượcbắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tìnhhuống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.

Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viênbởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian chophần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn,bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tácnghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dànhcho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mongmuốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạncó thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để cóđược những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn