Người tổ chức sự kiện cần có những tố chất nào?

Tổ chức sự kiện(Event) là một ngành khá hấp dẫn đối với các bạn trẻ hiện nay. Nếu bạn là một người thích và mong muốn được sống trọn đam mê với ngành thôi thì vẫn chưa đủ mà bạn cần phải có nhiều tố chất khác nữa để có thể tồn tại với nghề, bởi tổ chức sự kiện không đơn thuần như chúng ta vẫn nghĩ, sẽ có những lúc vô cùng áp lực và đã có không ít bạn trẻ bỏ cuộc. Nhưng bên cạnh đó, cũng có khá nhiều người thành công trong lĩnh vực event. Vậy để tồn tại trong nghề, để thành công nhu bạn mong muốn thì bạn cần chuẩn bị cho bản thân mình những tố chất nào?!


1.  Đam mê đối với nghề


Đây là điều đầu tiên và tiên quyết khi bạn muốn làm một việc gì không chỉ riêng nghề tổ chức sự kiện vì nó vô cùng quan trọng. Để gắn bó với sự kiện, bạn không thể thiếu đam mê nghề nghiệp, yêu thích công việc. Bạn có thích, có yêu nó thì bạn mới dành hết tâm tư của mình đối với công việc. Cũng như khi bạn để ý đến một người khác giới, bạn có thích, có để ý đến người đó thì bạn mới dành nhiều thời gian để tìm hiểu về người đó và công việc cũng vậy vì nó cũng là một phần tình yêu trong cuộc sống của bạn. Bên cạnh đó đam mê còn là liều thuốc tăng lực trong công việc giúp bạn vượt qua những khó khăn, và còn là nguồn gốc của những khoảnh khắc thăng hoa trong công việc của mình.






2.  Cẩn thận, tỉ mỉ


Tổ chức sự kiện là một chuỗi công việc gắn liền với nhau và cần bạn phải trau chuốt, tỉ mĩ ở từng khâu, từng chi tiết dù là nhỏ nhất. Các hạng mục sản xuất cần khả thi và hợp lý, tránh thừa thiếu ngoài ý muốn, các hạng mục thuê ngoài cần phải kiểm soát tốt về số lượng, chất lượng để tránh hư hao mất mát. Chính vì vậy những người nào càng cẩn thận, kỹ lưỡng chú trọng đến những cái nhỏ nhất thì những sự kiện họ tổ chức càng giảm thiểu được các trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ngoài ý muốn. Làm sự kiện là trong đầu lúc nào cũng phải suy nghĩ đến tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong lúc chuẩn bị và chạy chương trình. Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện, mà kiểm soát tốt các rủi ro là đã giúp sự kiện thành công một nửa rồi. Ngoài ra sự cẩn thận, tỉ mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm kiểm soát sự kiện của mình diễn ra một cách suôn sẻ.


Hãy rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ cho mình bằng cách nhìn mọi thứ trong sự kiện của mình bằng con mắt khắt khe của một người tham dự khó tính, hãy đừng chấp nhận một chiếc khăn trải bàn bị nhăn, logo công ty bị lệch màu hay cô PG vừa nhai chewgum vừa đón khách, bởi vì thỏa hiệp với những điều không hoàn hảo như vậy chính là bạn đang hạ thấp hình ảnh của sự kiện và uy tín của chính mình.


3.  Óc sáng tạo, thẩm mỹ


Sáng tạo là một yêu tố không thể thiết trong ngành này vì chính sẽ giúp ta có những ý tưởng đột phá cho sự kiện, tạo nên một proposal đầy tính thuyết phục đối với khách hàng; sáng tạo để có các phương án sản xuất, thuê ngoài tối ưu; sáng tạo để giải quyết vấn đề phát sinh hay rủi ro một cách ổn thỏa và hiệu quả… Óc thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện trở nên hoàn mĩ và tạo ấn tượng không phai trong lòng khán giả.


Sự sáng tạo không phải lúc nào cũng có thể có liền hoặc tốt, đôi khi nó sẽ bị lặp lại hay bị mai mòn ý tưởng. Chình vì vậy hãy tập cho bản thân một thói quen là sưu tầm những hình ảnh nghệ thuật, những hình ảnh mang cho bạn cảm hứng sáng tạo, hay đơn giản là bạn chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình. Từ những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống đôi khi lại giúp bạn biến nó thành những “kiệt tác” vĩ đại trong mắt khách hàng, khán giả hay đơn giản trong lòng bạn.


4.  Sự năng động, chăm chỉ, ham học hỏi


Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy chỉ phù hợp cho những người năng động, linh hoạt, giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả. Sẽ có những lúc chạy đua với deadline chương trình, người tổ chức sự kiện phải làm hết mình không kể thời gian để kịp tiến độ công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng của các hạng mục góp phần hiệu quả cho sự kiện. Nếu không có sự chịu khó mà làm mọi việc qua loa đại khái cho xong chuyện thì không bao giờ bạn có thể tổ chức sự kiện thành công. Bên cạnh đó, bạn phải không ngừng trau dồi cho bản thân mình những kiến thức về ngành, mở rộng các mối quan hệ vì điều đó sẽ giúp bạn thuận lợi khi làm việc. Ví dụ như một công ty muốn tổ chức lễ khai trương hay khánh thành thì bạn cần nắm rõ những nơi cho thuê bàn ghế,âm thanh ánh sáng để tiết kiếm thời gian cho bản thân và giữ liên lạc với các mối quan hệ sẽ là điều lợi cho bạn chứ không hề hại như bạn nghĩ .


5.  Kỹ năng tổ chức và teamwork


Kỹ năng tổ chức giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học, ổn thỏa, phân bổ nhân sự hợp lý và giải quyết linh hoạt các tình huống rủi ro xảy ra trong tổ chức sự kiện.


Kỹ năng teamwork giúp chúng ta làm việc nhịp nhàng với team của mình và với những người trực tiếp hỗ trợ cho sự kiện, biết cách kết nối các thành viên trong team mình và các bộ phận hỗ trợ sẽ góp phần rất lớn trong thành công của một sự kiện.


6.  Sức khỏe tốt


Nếu đã xác định theo nghề, bạn phải đảm bảo có một sức khỏe tốt bởi thức khuya dậy sớm, đi lại hoạt động liên tục, nhiều khi phải làm việc trong môi trường khắc nghiệt như nắng cháy mưa dầm, nhịn đói, căng thẳng thường xuyên khi công việc dồn dập… là những điều không thể tránh khỏi đối với người tổ chức sự kiện. Vậy cho nên đã xác định theo nghề thì bạn cần có thể lực dẻo dai nhất định, nhưng cũng đừng vì thế mà tận dụng đến mức vắt kiệt sức lực của mình, nên nhớ  tổ chức sự kiện là “trường kỳ chiến đấu” chứ không phải làm xong một sự kiện là chấm hết. Hãy sinh hoạt, ăn uống điều độ hàng ngày để dành sức lực cho những ngày “cao điểm”, và nhớ luôn đem theo đồ ăn nhẹ bên mình, những cuộc nhịn đói kéo dài sẽ làm sức khỏe bạn xuống cấp rất nhiều.