Những câu hỏi cần đặt ra khi lựa chọn địa điểm sự kiện

Có thuận tiện cho khách tham dự khi di chuyển đến sự kiện?
Đây là một nhân tố quyết định có nên chọn địa điểm để tổ chức sự kiện hay không. Mức độ thuận tiện di chuyển và tiếp cận, có dịch vụ đưa đón sân bay đối với trường hợp khách đến bằng phương tiện máy bay hay không. Nếu một địa điểm có đủ quy mô, giá hợp lý nhưng cách xa nơi tập trung của phần đông khách, nằm ở vị trí có hệ thống đường giao thông xuống cấp thì bất kỳ nhà tổ chức nào cũng đắn đo. Đối với những sự kiện kéo dài, cần có nơi lưu trú thì việc lựa chọn địa điểm cũng cần cân nhắc. Đối với trường hợp này nên lựa chọn địa điểm có dịch vụ lưu trú kết hợp, hoặc gần nơi lưu trú để đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng.


Không gian có đủ để tổ chức sự kiện?
Thật là thiếu chuyên nghiệp nếu để cho khách có cảm giác bị bức bối, choáng ngợp trong một không gian đầy người và không có không gian di chuyển. Không gian quá nhỏ ảnh hưởng đến sự thoải mái của khách và cũng đồng thời là sự thuận tiện trong di chuyển của nhân viên phục vụ khách.


Nhưng đối với trường hợp không gian quá rộng, nhà tổ chức phải mất một khoảng chi phí cho buổi tiệc đáng lẽ không nên có. Đồng thời không gian quá rộng dễ gây mất tập trung và làm loãng không khí, chủ nhân buổi tiệc cũng khó khăn để chăm sóc khách của mình.


Văn hóa xung quanh địa điểm có phù hợp?
Thật khó để chọn địa điểm gần khu dân cư để tổ chức một đại nhạc hội EDM hoành tráng, hay khu phố cổ để tổ chức tuần lễ trời trang châu Âu. Ví dụ có vẻ khập khiễng nhưng thực tế là như vậy. Để tổ chức một chương trình sự kiện cần chọn một địa điểm có nét tương đồng với tính chất sự kiện. Điều này tạo sự hài hòa cho chương trình cũng tránh những xung đột văn hóa không cần thiết có thể xảy ra.


Có sẵn trang thiết bị hay không?
Đây là một khoảng có thể tiết kiệm hoặc gây phát sinh cho sự kiện. Địa điểm có sẵn khán đài, sân khấu, âm thanh ánh sáng chưa? Hay cần phải đi thuê ghế sự kiện, thuê âm thanh event, trang thiết bị để chạy chương trình?


Chi phí cho địa điểm có hợp lý?
Địa điểm có đủ đẹp tương xứng với mức giá nhà tổ chức phải chi trả? Các mức phí phát sinh trong địa điểm có thể có như chi phí trong thời gian lắp đặt, tháo dỡ, nhân lực lắp ráp,… và các khoản điều lệ trong hợp đồng như vi phạm, hủy hợp đồng.
Đó là một số câu hỏi khi chọn một địa điểm để tổ chức chương trình. Nhà tổ chức có thể tham khảo ý kiến từ các công ty tổ chức sự kiện công ty tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khai trương để có nhiều thông tin tư vấn hơn. Và có thêm một lựa chọn cho mình, nhờ nhà tổ chức chuyên nghiệp đảm nhận toàn bộ chương trình sự kiện.