Quản lý ngân sách khi tổ chức sự kiện

Dự trù ngân sách là một bước quan trọng tạo nên kết quả của một sự kiện. Dù với quy mô nào thì dự trù ngân sách cũng là nhân tố quyết định đến quy mô, chất lượng sự kiện.
Để lập một bản dự trù ngân sách (hay đơn giản là danh sách các khoản chi) cho sự kiện thì điều đầu tiên là xác định ngân sách có sẵn chi cho sự kiện. Dựa vào con số đó mà các nhà tổ chức sự kiện (dù chuyên nghiệp như việc tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khai trương hay chỉ là một buổi tiệc sinh nhật cá nhân) sẽ quyết định quy mô sự kiện. Không thể nào mời một số lượng khách lớn, chọn địa điểm rộng rãi và có cơ sở vật chất hiện đại để tổ chức sự kiện trong khi quỹ chi cho sự kiện ở mức eo hẹp.
Sau khi phác thảo sự kiện, nhà tổ chức sẽ lên danh sách danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thiết, chẳng hạn như thuê địa điểm, dựng sân khấu, thuê âm thanh event, ánh sáng, thuê ghế sự kiện, trả cho nhân sự, mua vật dụng trang trí sự kiện,… và vô vàn thứ khác. Những khoản mục thường xuất hiện trong bảng dự trù ngân sách thường là:
1.  Thuê địa điểm
2.  Chi phí bố trí địa điểm: lắp đặt địa điểm, trang trí không gian sự kiện
3.  Thức ăn và nước uống: cho nhân viên và khách mời
4.  Văn nghệ: nghệ sĩ, người mẫu, MC,…
5.  Sân khấu, bàn ghế: nếu địa điểm không sẵn có
6.  In ấn: backdrop, standee,…
7.  Nhân sự
8.  Truyền thống: mời khách mời từ báo đài, nhiếp ảnh, quay phim…
9.  Bảo hiểm, xin giấy phép,…
10.Và điều quan trọng đặc biệt lưu ý: dự trù phát sinh
Các khoản chi phí lặp ra phải có con số cụ thể về số lượng, thành tiền, ghi chú thời gian. Nếu chưa thể đưa ra con số dự trù dự kiến về một dịch vụ nào đó, hãy liên hệ với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn, hoặc các nhà cung cấp thiết bi như cho thuê âm thanh, ánh sáng, cho thuê ghế sự kiện,… để được cung cấp mức giá. Dù chỉ là giai đoạn dự trù nhưng nếu đưa ra con số không chính xác sẽ dễ dàng làm kế hoạch thoát khỏi tầm kiểm soát và đi lệch mục tiêu.
Kiểm soát chi phí là một vấn đề không đơn giản, bước dự trù ngân sách giữ vai trò dựng nền cho kiểm soát chi phí, vì thể hãy quan tâm đúng mức đến công đoạn này để sự kiện được diễn ra tốt đẹp như mong đợi.