Vì sao cần phải lên chương trình tổ chức sự kiện?

Công việc tổ chức sự kiện đã không còn xa lạ gì đối với mọi người và ngày càng phát triển khi có nhiều công ty, doanh nghiệp đầu tư vào việc tổ chức những sự kiện như họp báo, sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện giải trí đi kèm với quảng báo sản phẩm thương hiệu, tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ khánh thành,…Nhưng đằng sau thành công nào cũng phải có quá trình làm việc của nó và ngành tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ gì nhưng công việc chuẩn bị cho sự kiện khá nhiều và cần lên kế hoạch trước rất nhiều. Vậy vì sao phải lên hoạch định công việc cho sự kiện?


1. Chủ động về thời gian tổ chức sự kiện


Việc bạn lên hạng mục cho từng công việc của sự kiện từ sớm sẽ giúp bạn chủ động về thời gian tổ chức sự kiện. Các nội dung của chương trình được liệt kê và sắp xếp theo trình tự nhất định, được canh chỉnh thời gian nhất định cho từng nội dung. Vì vậy mà chương trình của sự kiện được diễn ra suôn sẻ, theo trình tự có sẵn nên không bị lố thời gian. Không lên chương trình tổ chức sự kiện từ trước người tổ chức sẽ bị lúng túng, mất thời gian những không làm được gì.


2. Chủ động về tiến trình tổ chức sự kiện


Một sự kiện được tổ chức đều có một mục đích và mục tiêu riêng, thông điệp của sự kiện có đạt được hay không phụ thuộc rất nhiều vào nội dung chương trình của sự kiện.


Chính vì vậy mà hoạch định công việc đóng vai trò rất quan trọng, giúp định hướng bước đi trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.Khi toàn bộ ekip thực hiện nắm được nội dung chương trình tổ chức sự kiện, bạn sẽ chủ động hơn trong tiến trình thực hiện sự kiện, không lúng túng suy nghĩ xem tiếp theo cần làm gì…






3. Chủ động hạn chế những sự cố xảy ra trong sự kiện


Một sự kiện có nội dung chương trình rõ ràng sẽ được diễn ra thuận lợi hơn, tránh các sai sót trong sự kiện.Việc không lên chương trình từ trước khó tránh khỏi các sai sót, thiếu sót và các vấn đề phát sinh khi sự kiện diễn ra. Bên cạnh đó, việc này còn khiến cho các nhân viên bị lúng túng, không biết cách ứng phó khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn.


Có những rủi ro có thể xảy ra và có thể phòng bị được nhưng bạn lại không lên kế hoạch công việc một cách rõ ràng và dẫn tới khi sự việc xảy ra thì bạn lại lúng túng trước tình huống đó. Ví dụ như khi bạn tổ chức lễ khánh thành nhưng hôm đó MC đến trễ và dẫn tới việc giờ làm lễ trễ đi và khiến khách hàng khó chịu vậy ngay từ đầu việc này có thể sẽ dễ dàng phòng bị nhưng bạn lại chủ quan và bỏ qua. Hay những chương trình bạn cần đến những đơn vị công tác như cho thuê âm thanh event, cho thuê bàn ghế giá rẻ nhưng đến lúc đó họ lại bị kẹt chương trình khác vò không giúp được, vậy thì điều bạn cần là trong hạng mục thuê đơn vị ngoài thì bạn phải có ít nhất 3 đơn vị khác để có thể cứu bạn lúc tình huống xảy ra.


Vậy thì việc hoạch định công việc là điều không hề thừa thải đặc biệt là đối với nghề tổ chức sự kiện với nhiều rủi rỏ luôn có thể xảy ra.