Cần lưu ý gì khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện ?

Bạn muốn tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ khánh thành, sự kiện ra mắt sản phẩm,…thì việc đầu tiên là lên một kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ. Với sự ra đời của các công ty chuyên tổ chức sự kiện như hiện nay thì việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều, tuy nhiên để sự kiện được hoàn mỹ bạn nên lưu ý những điều sau:


Xác định rõ mục đích của sự kiện trước khi lên kế hoạch


Mỗi một sự kiện được tổ chức ra đều có một mục đích nhất định, có thể bạn tổ chức lễ khai trương với mục đích giới thiệu hình ảnh, quảng bá thương hiệu, sản phẩm của công ty. Vì thế để đạt được mục đích đặt ra, truyền được thông điệp cần truyền tải thì khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện người thực hiện cần bám sát vào mục tiêu. Xác định rõ ràng mục đích của sự kiện, bản kế hoạch tổ chức sự kiện mới có định hướng, từ đó sẽ phù hợp và khả thi hơn.






Xác định nguồn chi phí


Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện người thực hiện cần phải xác định được nguồn chi phí đầu tư cho sự kiện là bao nhiêu. Việc này sẽ quyết định đến tính khả thi của kế hoạch. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện có hay đến đâu những nếu không đủ kinh phí để làm thì bản kế hoạch cũng trở nên bất khả thi. Ví như khi bạn tổ chức lễ khánh thành như chi phí chỉ hạn mức cho phép bạn làm ở một mô hình nhỏ thì việc bạn cần là xác định lại các hạng mục cần-có trong sự kiện như tìm chỗ cho thuê âm thanh event, cho thuê bàn ghế giá rẻ,…vì đây là những yếu tố không thể thiếu ở sự kiện này.


Xác định yêu cầu cụ thể về sự kiện bạn muốn tổ chức


Tùy theo tính chất vá quy mô của sự kiện mà sẽ có nội dung lên kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau. Như đối với một sự kiện tổ chức lễ khai trương thông thường thì kế hoạch tổ chức không cần quá cầu kì, phức tạp. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn thì việc lên kế hoạch phải thật tỉ mỉ, chi tiết và chu đáo.


Vì vậy, khi muốn tổ chức một sự kiện nào thì bạn cần xác định rõ mục tiêu và mục đích của cá nhân hay công ty mình để người lập kế hoạch sẽ dễ dàng hơn khi làm việc và giúp bạn đạt được lợi ích cao hơn như bạn mong muốn.