Quy trình tổ chức sự kiện PR

Quy trình tổ chức sự kiệnPR

>> Xemthêm: Quy tình tổchức Year End Party

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chitiết cao, yêu cầu các thành viên phải phối hợp tổ chức tốt. Yếu tố xử lý sự vụvà kinh nghiệm tổ chức rất cần thiết trong quá trình triển khai sự kiện, vìluôn có nhiều vấn đề phát sinh xảy ra. Người phụ trách tổ chức sự kiện đòi hỏiphải am hiểu và quản lý được quy trình làm việc..Quy trình sau đây sẽ giúp hệthống hóa tổ chức sự kiện nhằm tránh thiếu xót trong quá trình tổ chức

Bước 1: Xácđịnh mục tiêu của sự kiện

-      Xác dịnh đúng mục tiêu của sự kiện là yếutố cốt lõi để tổ chức thành công

-      Mục tiêu càng rõ ràng và được mọi ngườibên trong tổ chức cũng như các đối tác liên quan hiểu thấu đáo là bước đầuthành công của sự kiện

-      Mục tiêu này sẽ do nhà đầu tư và chủdoanh nghiệp đưa ra

-      Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp vớichiến lược thương hiệu và mục đích của sự kiện

-      Nếu một sự kiện không gắn liền với chiếnlược thương hiệu thì sẽ không đạt được kết quả cao, sự kiện là yếu tố cộng thêmđể gia tăng uy tín thương hiệu.

Bước 2: Xây dựng nộidung

-      Xây dựng nội dung, ý tưởng là bước quantrọng tạo thành công cho một sự kiện

-      Nội dung, ý tưởng phải phù hợp với địnhhướng thương hiệu và đối tượng khách hàng mục tiêu

-      Trong một thời gian ngắn phải thiết kếra một chương trình hoàn hảo về chất lượng. Không chỉ đơn thuần là mình lồngtên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sốngtrong sự chiêm ngưỡng của khách hàng.

-       Đểnội dung, ý tưởng phù hợp phải xác định đối tượng nhận thông điệp, từ đó xây dựngchương trình phù hợp.

-      Nộidung chương trình phải xác định được:

·       Thờigian tổ chức.

·       Địa điểmtổ chức.

·       Phươngthức tổ chức.

·       Cácthành phần tham gia.

·       Ngânsách…

Bước 3: So sánh với địnhhướng thương hiệu

Định hướng thương hiệu

Sự kiệnlà một trong những công cụ nhằm xây dựng thương hiệu, chính vì điều đó trong suốtqua trình triển khai sự kiện phải luôn đáp ứng được các yêu cầu của Định vị,Tính cách thương hiệu…

So sánh giữa nội dung với yêu cầu cần phải:

·       Phù hợpvới văn hóa, tập quán vùng miền tại địa điểm tổ chức sự kiện.

·       Thoảmãn đối tượng nhận thông điệp của sự kiện (thu hút được số lượng bao nhiêu người- đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải được hình ảnh, thông điệp gì cho thươnghiệu, cảm xúc của người tham gia vào event thế nào…)

Bước 4: Xây dựng chươngtrình triển khai

-      Đối vớichương trình triển khai càng chi tiết càng ít rủi ro trong thực tế

-      Phâncông trách nhiệm cụ thể và luôn theo sát để hỗ trợ các thành viên tham giachương trình

-      Dự đoántình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra tại event.

-      Eventmuốn thu hút và gây ấn tượng mạnh với những người tham dự cần có những yếu tốsáng tạo và bất ngờ.

-      Sự phốihợp là yếu tố quan trọng đối với 1 sự kiện thành công, do đó cần phải xây dựngtổ chức gắn kết và chia sẻ

Bước5: Chuẩn bị triển khai

Chuẩn bịtriển khai trước khi xây dựng kế hoạch

-       Chuẩn bị thu thập và tổng hợp các thông tinliên quan đáp ứng cho việc xâu dựng ý tưởng.

-       Đặt ra các mục đích sự kiện, mục tiêu phải thựctế và khả quan.

-       Xây dựng ngân sách.

-       Lập kế hoạch hành động chi tiết.

-       Lên kế hoạch nhân sự tham gia và chuẩn bị cácnguồn nhân sự đáp ứng.

-       Chuẩn bị các điều kiện vật chất, vật dụngliên quan,

-       Chuẩn bị cho bước triển khai

Bước 6: Triển khaichương trình

Triểnkhai chương trình:

-       Tất cả sự chuẩn bị của các bước trên sẽ được thểhiện trong ngày cuối cùng, thời điểm sự kiện xảy ra.

-       Tổ chức sự kiện không phải đến khi triển khailà hoàn tất sứ mệnh mà vẫn phải còn tiếp tục.

-       Trong suốt quá trình triển khai sự kiện cầnphải lưu ý các vần đề sau:

·       Giữ mốiliên hệ với các thành viên chủ chốt trong sự kiện.

·       Theodõi và bám sát tại các địa điểm “nóng” (Nếu sự kiện tổ chức nhiều điểm)

·        Có tầm nhìn bao quát vừa bên trong và bênngoài khu vực diễn ra sự kiện.

Bước 7: Báo cáo tổng kết

-      Báo cáotổng kết nhằm rút ra kinh nghiệm cho các lần sau.

-      Cần phảihọp các thành viên trong nhóm để cùng phản biện và đóng góp ý kiến.

-      Thôngthường khen thưởng hoặc kỷ luật cũng cần nêu ra nhằm động viên các cá nhân xuấtsắc.