Tổ chức sự kiện lớn cần chú ý điều gì

Để có một sự kiện thành công không hề đơn giản, đặc biệt lànhững sự kiện có quy mô lớn. Nó đòi hỏi người tổ chức phải thực hiện đúng quytrình và tuân theo những nguyên tắc nhất định, bên cạnh đó còn phải là một ngườikhéo léo xử lý các tình huống xảy ra kh tổ chức sự kiện. Sự hợp tác của khách mời,khán giả cũng rất quan trọng cho một sự kiện thành công. Như vậy có quá nhiều ýtố mà chúng ta cần phải chú ý. Nhưng nếu có một danh sách ghi chú lại thì có thểchúng ta sẽ thực hiện tốt hơn. Hãy cùng chúng tôi theo dõi nhé!

Không gian tổ chức sự kiện

Điều đầu tiên mà chúng ta phải chú ý đó là xác định khônggian tổ chức sự kiện. Đó là không gian ngoài trời hay trong nhà? Nếu là sự kiệnđược tổ chức trong nhà thì có lẽ bạn sẽ không phải lo lắng quá nhiều về việcche ô che nắng và bàn ghế ngồi. Bởi vì hầu hết các hội trường lớn chuyên dùng đểtổ chức sự kiện thường sẽ có ghế ngồi và nhiều thức có sẵn.

Còn đối với sự kiện ngoài trời thì bạn sẽ vất vả hơn, từkhâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện. Sự kiện ngoài trời bạn còn bị phụthuộc vào thời tiết có ủng hộ không? Dù trời nắng hay mưa thì bạn cũng phải chuẩnbị bạt, ô lớn để che cho khách mời và khán giả tham dự.

Đối với sự kiện lớn thì số lượng khán giả, cũng như sân khấuphải lớn nên bạn phải chọn địa điểm phù hợp để có thể chứa được lượng khán giảmà bạn đã dự định. Trong nhà thì có thể là hội trường hội nghị, sân khấu lớn.Còn ngoài trời thì bạn có thể lựa chọn sân vận động, bãi cỏ lớn, khu đất trống,…

Số lượng khán giả

Sự kiện quy mô lớn thì số lượng khán giả sẽ rất đông vàthành phần cũng phức tạp nên bạn phải chuẩn bị thật kỹ cho điều này. Trước tiênđó là ghế ngồi cho khán giả, nhưng nếu đông quá không đủ ghế thì khán giả sẽ phải đứng và sẽ có hành vi chen lấn xô đẩy nhau.

Nếu thành phần khán giả có nhiều người già và trẻ em thì bạn nên sắp xếp để cho họ được ngồi trên đầu.

Bãi đỗ xe

Để khách hàng có ấn tượng tốt và yên tâm tham dự sự kiện thìbạn nên chuẩn bị chu đáo bãi đỗ xe cho họ. Có rất nhiều sự kiện khán giả, khách hàng vì không gửi được xe, không có chỗ đỗ xe nên họ đã bỏ về.

Sự chuẩn bị

Có rất nhiều thứ mà bạn phải chuẩn bị cho sự kiện lớn sắp diễnra. Trước hết là tâm lý và sức khỏe của bạn phải đảm bảo ổn định và tốt mới cóthể chạy được sự kiện.

Bên cạnh đó là chuẩn bị cho việc lên ý tưởng, theme chương trình, nhân sự chạy chương trình và các vấn đề liên quan khác như các giấy tờ,thuê đồ đạc, địa điểm,…

Sân khấu sự kiện cũng là yếu tố quan trọng mà bạn cần phảichuẩn bị trước, thậm chí phải dựng sân khấu trước ngày sự kiện ra mắt. Bởi vìsân khấu là cả bộ mặt của sự kiện, khán giả đến tham dự sẽ chú ý và có ấn tượnghay không là bởi sân khấu là chủ yếu. Đặc biệt với sự kiện lớn bạn nên tìm thuê màn led để làm sân khấu để gia tăng sự lung linh và hoành tráng thu hútnhiều người tham gia hơn.

Kế hoạch cho sự kiện

Sự kiện thật sự thành công là một sự kiện đã có kế hoạch chitiết trước đó. Trong đó có những kế hoạch nhỏ dưới đây:

-              Kế hoạch truyền thông

Khi sự kiện chuẩn bị ra mắt, bạn phải truyền thông về nó đểmọi người biết đến mà tham gia dự. Nếu kế hoạch truyền thông không tốt thì kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn coi như đã thất bạn một nửa.

Bạn nên phân chia đối tượng cụ thể, ví dụ như trong nhóm tổchức sự kiện thì những ai đảm nhiệm vị trí truyền thông. Bên cạnh đó bạn phải nắmđược thông điệp truyền thông là gì? Phương án truyền thông như thế nào?

-              Kế hoạch khách mời, khán giả

Khách mời và khán giả cũng rất quan trọng trong sự kiện. Bạn phải lên được danh sách khách mời, họ là những ai, có vị trí như thế nào? Ai đảm nhiệm mời họ đến sự kiện? Đón tiếp ra sao?

Song song cùng với khách mời là khán giả và cũng trả lời nhữngcâu hỏi tương tự như trên khi xác định khách mờ. Tuy nhiên, khán giả sẽ có sốlượng đông hơn khách mời, đông nhất trong sự kiện luôn.

-              Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình cũng như nội dung chương trình là nhữngcông việc cụ thể sẽ diễn ra từ đầu cho đến cuối sự kiện. Sự kiện của bạn có haykhông, có thu hút và để lại ấn tượng mạnh với khán giả không? Tất cả đều phụthuộc vào phần kịch bản của sự kiện.

Tuy nhiên, trong lúc sự kiện đang chạy sẽ có những chi tiếtsai kịch bản mà người người tổ chức sự kiện, đặc biệt làm MC dẫn chương trìnhphải cực kỳ khéo léo xử lý tình huống đó.

-              Chi phí dự kiến

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các yếu tố và các kế hoạch thì kếhoạch cuối cùng bạn phải làm đó là bảng dự toán các chi phí. Nguồn lực tàichính ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện, nên những tính toán phải thật chính xác.

Đội ngũ tổ chức

Tổ chức sự kiện với sức lực của một người thì không bao giờlàm được mà phải là sự kết hợp của nhiều các nhân lại với nhau. Tuy nhiên, nhữngcá nhân này phải làm việc thật ăn ý với nhau thì mới có thể thành công được.Leader cực kỳ phải chú ý đến anh em làm sự kiện không chỉ về công việc mà cònphải về đời sống tinh thần nữa.

Không lên kế hoạch, không chuẩn bị nghĩa là bạn đang chuẩn bịcho sự thất bại. Muốn thành công thì lên kế hoạch thật kỹ, chuẩn bị thật chuđáo thêm một số yếu tố khách quan nữa tôi không tin sự kiện của bạn lại không rựcrỡ. Chúc bạn thành công!