Hướng dẫn cách viết Phần mềm gửi email theo chuẩn

Cách bước viết email theo chuẩn
Trong phần trên mình đã chia sẻ bạn chọn địa chỉ email. Và tiếp trong phần này sẽ là hướng dẫn quy trình viết email theo chuẩn. Việc viết email theo chuẩn mình khuyến khích các bạn làm theo thứ tự các bước như sau:


B 1: Đặt tiêu đề hay subject cho email, đính kèm file vào email (nếu có), và viết nội dung cho email đó.
Bước 2: Bước tiếp theo trong thao tác viết email đúng chuẩn đó là kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm xem có sai sót gì không.
Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và tiến hành gửi email.
Bất cứ email gửi cho ai, về vấn đề gì thì bạn cũng phải tuân theo các bước này để tránh sai sót cũng như thiếu sót trong email đã gửi. Vì một khi Phần mềm gửi email đã được gửi đi thì không thể lấy lại. Còn bây giờ ta đi chi tiết từng bước của các bước viết email theo chuẩn.


Đặt tiêu đề cho email
Khi đặt tiêu đề email (subject) của bạn phải lưu ý những vấn đề như là phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính trong nội dung email của bạn là gì.


Nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng.


Chú ý khi viết tiêu đề cho một email
Phần trên là hướng dẫn để bạn lựa chọn tiêu đề của một email còn tiếp đây là chú ý với tiêu đề của email là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email đó.


Nếu email gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề email. Không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail. Tiêu đề email rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.


Đính kèm tập tin vào email
Trong phần này mình không hướng dẫn bạn thao tác đính kèm một tập tin vào email vì mình thấy nó cũng hơi thừa với lại trên google vô vàn bài viết hướng dẫn thao tác đính kèm tập tin vào trong email. Mình chỉ có một vài lưu ý với thao tác đính kèm tập tin vào trong email khi viết một email theo chuẩn.


Là khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …


Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Ngoài ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.


Nội dung của một email chuẩn
Phần trên là lưu ý trong nội dung của email, còn bây giờ là những phần cần có trong nội dung email. Bạn có thể theo dõi chi tiết bố cục của một email theo chuẩn ở phần dưới đây.


Phần chào hỏi: Trong phần này bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như:


Dear (Hi)…
Hoặc Kính gửi…
Phần Nội dung: Trong nội dung thông tin trong emai, bạn cần chú ý sau:


Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.
Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc email thông dung như:


Thanks & B. Regards,
Trân trọng, Em cảm ơn …
Phần chữ ký email: Phần này cũng là một phần tương đối quan trọng trong Phần mềm gửi email tuy nhiên hầu như nó vẫn đang được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên. Lạc để người nhận email có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Trong phần chữ ký này bạn có thể thêm thông tin như: Họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ…


Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm
Một trong những bước cũng không kém phần quan trọng trong quy trình viết. Email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một email và gửi cũng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó. Cũng là một rắc rối không hề nhó khi tới tay người nhận.


Tóm lại
Trong một bài viết ngắn này mình không thể truyền đạt một. Cách tỉ mỉ các thao tác để viết phần mềm gửi email hàng loạt đúng chuẩn. Nhưng hi vọng với những chia sẻ phí trên bạn sẽ có cái nhìn và hình dung. Gần nhất để có thể tự mình viết email đúng chuẩn và ấn tượng nhất.


Chúc bạn thành công!