Cách xử lý hàng tồn kho và những khó khăn của việc quản lý kho

Quản lý tồn kho là một trong hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp, nắm bắt được lượng hàng hoá tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra nhiều quyết định kinh doanh phù hợp: châm hàng, xả hàng, chuyển kho,.Việc quản lý kho rất quan trọng và cần thiết đối với mọi công ty trong lĩnh vực sản xuất, ngoài đối mặt với nhiều khó khăn: thiếu hụt hàng hóa, tốn kém nhân lực, ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác của công ty,… Hiện nay việc quản lý tồn kho thủ công, quản lý bằng sổ sách, phụ thuộc vào kinh nghiệm đã được đơn giản và tối ưu hoá vận hành kho hàng

1. 4 khó khăn của công việc quản lý kho

Tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa

Phần lớn các doanh nghiệp chọn lựa cách quản lý hàng hóa trong kho bằng việc lưu trữ file cứng: ghi chép trực tiếp vào sổ sách hoặc bằng file mềm: sử dụng ứng dụng Excel tin học phổ biến, nhưng có lẽ cả hai cách này đều tốn rất nhiều thời gian nhập liệu. Bên cạnh đó, việc xảy ra sai sót hay mất dữ liệu sẽ làm tốn rất nhiều thời gian để hoàn thiện và bổ sung lại, thậm chí là không có cách nào để lấy lại những con số đã “bay”.

Trong trường hợp, kho hàng gặp hỏa hoạn hay mưa lũ mà chưa kịp tổng hợp, sổ sách quản lý hàng tồn cũng hư hỏng, điều này trở thành bất lợi vô cùng khó khăn đối với doanh nghiệp

Đối với những doanh nghiệp có tận trăm, nghìn các loại mặt hàng và mỗi mặt hàng có chất lượng, tính chất, giá bán, hạn sử dụng riêng và quy định bảo quản riêng thì người quản lý kho khó có thể cập nhật liên tục, dẫn đến không chỉ xảy ra hàng tồn mà còn dẫn đến tồn việc từ ngày này sang này khác và không thể hoàn thành xong công việc.

>> Các phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả: https://bit.ly/2wjTzCb

Đảm bảo định mức số lượng tồn kho

Việc đảm bảo tồn kho một số lượng hàng hóa nhất định là yêu cầu bắt buộc của tất cả doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên, với cách quản lý bằng excel hay ghi chép thông thường thì chủ doanh nghiệp không thể cập nhật tức thì chính xác lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất.

Việc quản lý kho cách này cũng gây ra sự thiếu chính xác của các kết quả phân tích sự chuyển lưu, thay đổi của dòng hàng trong kho, do không xác định được vị trí thứ tự: tiêu thụ, sử dụng các mặt hàng/nguyên vật liệu trong kho, hậu quả là tình trạng lập kế hoạch thanh lý hàng tồn kho thiếu tính xác thực và thực tế do cơ sở dữ liệu về kho cập nhật chậm hoặc không chính xác, khiến khách hàng không hài lòng khi vừa đặt hàng xong lại báo hết sản phẩm

Kiểm soát lượng tồn kho tức thì

Các nhà quản lý thường xuyên vắng mặt, họ luôn dành thời gian nhiều hơn cho các cuộc họp, thỏa thuận, gặp mặt đối tác mở rộng quan hệ làm ăn, nên rất cần đầy đủ các số liệu rõ ràng, mạch lạc. Như đã nói ở trên, cách lập báo cáo kho theo lối cũ sẽ mất rất nhiều thời gian. Do đó,việc kiểm soát và cho kết quả chi tiết số lượng tồn kho tức thì, ngay lập tức là không khả thi. Kết quả là, doanh nghiệp sẽ mất đi đối tác làm ăn tiềm năng, mất đi nguồn doanh thu, lợi nhuận to lớn, và thậm chí phải bồi thường hợp đồng.

Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho

Khi giao việc, các nhà quản lý có thể không trực tiếp hướng dẫn, họ thường thông qua email hoặc các cuộc điện thoại, vì vậy việc không thể kiếm soát hết mọi thứ là điều dễ dàng xảy ra. Nếu nhà quản lý không đến công ty thường xuyên do phải họp với ban giám đốc, đối tác hoặc vướng phải các chuyến công tác; hoặc không biết rõ nhân viên đã check email chưa, mặt khác, những nhân viên thiếu trách nhiệm có cơ hội đổ lỗi, chối bỏ khi bạn giao việc qua điện thoại mà không có văn bản đi kèm.

2. Cách xử lý các món hàng còn tồn đọng

Bao gồm các trường hợp sau

Hàng còn trong kho nội bộ nhưng lại thiếu trên sổ sách

Kế toán/thủ kho nên lấy hóa đơn đầu vào bổ sung trước hoặc ngay thời điểm xuất hóa đơn. Kiểm kê lại kho hàng hóa trên sổ sách so với thực tế và khi khách yêu cầu xuất hóa đơn. Kế toán có thể viết lái sang những mã số hàng hóa có tính chất tương tự để điều phối kho giữa thực tế nội bộ so với sổ sách dần về khớp với nhau, tránh âm kho về sau theo những lỗi sai này.

Hàng còn trên sổ sách nhưng lại thiếu trong kho

Trường hợp này xảy ra khi khách mua lẻ không lấy hóa đơn. Với tình huống này, thu ngân/kế toán vẫn xuất hóa đơn xả hàng như bình thường. Hoặc kế toán có thể lập danh sách khách lẻ không lấy hóa đơn để cuối năm xuất ra. Tuy nhiên cần có giảm giá hàng tồn kho để đỡ bớt VAT đầu ra mà vẫn giải quyết được hàng tồn kho dư thừa trên sổ sách.

>> Có thể bạn chưa biết Hệ thống kiểm soát nội bộ – Kỹ năng nhà quản trị nhất định phải biết

3. Những phần mềm quản lý kho phổ biến

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát các khó khăn trên bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý kho được liên kết với phần mềm kế toán. Các phần mềm quản lý kho phổ biến hiện nay sẽ giúp doanh nghiệp phân loại hàng hóa theo nhóm hàng, dễ tìm, dễ kiểm, dễ di chuyển/ xếp dỡ. Theo dõi chặt từng khâu xuất nhập hàng, số lượng hàng tồn trong kho,…Bên cạnh đó có thể đảm bảo đồng bộ số liệu giữa giá trị và hiện vật của từng mặt hàng tồn kho, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp, giữa số liệu ghi trên sổ sách kế toán và số liệu thực tế trong kho. Dưới đây là danh sách các phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp:

- KiotViet

- Suno

- Phần mềm quản lý kho hàng SOF

- Sapo

- Ecount

- NetSuite

- SAP EWM

- Infor Supply Chain

- Oracle WMC

- IBM Sterling WMS

Quản lý hàng tồn kho luôn luôn là một vấn đề được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm. Ngoài thực hiện quản lý chất lượng, quản lý quy trình sản xuất,… thì nhiệm vụ kiểm soát hàng tồn kho cũng có ảnh hưởng rất lớn trong việc điều phối các hoạt động kinh doanh, sản xuất. Hiện nay, ngoài sử dụng các phần mềm quản lý kho kết hợp với hệ thống kế toán sổ sách, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn tích hợp, xây dựng hệ thống quản trị toàn diện để đảm bảo nhu cầu phát sinh trong tương lai.

>> Xem tại đây để nhận thêm thông tin