Nguyên nhân và giải pháp của lãng phí tồn kho trong doanh nghiệp

Lãng phí tồn kho là thành phẩm, bán thành phẩm dư ra quá nhiều được dự trữ quá mức cần thiết. Lượng tồn kho chiếm chỗ sẽ gây ra lãng phí chi phí kho bãi không cần thiết. Hãy cùngLAVAN tìm hiểu để triệt tiêu và tối ưu hóa chi phí.

I.Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là nguyên vật liệu, bán thành phẩm haythành phẩm trong kho, trên kệ, trên máy,… hoặc đâu đó trong xưởng.

Các dạng tồn kho sản phẩm:

+ Lưu giữ sản phẩm

+ Tồn trong kho hàng: kho thành phẩm, kho vật tư, khobao bì (cả tồn ngắn hạn, tồn dài hạn, tồn “chết”)

+ Tồn trữ trong quá trình sản xuất tại các công đoạn

+ Sản phẩm trong vận chuyển

·      Vận chuyển (bằng tay, bằng xe đẩy, xe nâng, băng tải giữa các điểm lưu tồn)

·      Xếp dở vật liệu (nhặt lên đặt xuống các chi tiết trong hoặc giữa các quá trình)

>> Bạn có biết vì sao cần quản lý chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất không?

II.Nguyên nhân gây ra lãng phí tồn kho

Điều quan trọng nhất trong giảm thiểu hàng tồn kho làtối ưu kiểm soát hàng hóa. Tuy nhiên trước khi bạn bắt đầu giảm thiểu lãng phíbạn cần biết lãng phí này xuất hiện từ đâu.

1.Sản xuất dư thừa

Một trong những nguyên nhân chính gây ra lãng phí khobãi chính là sản xuất quá nhiều sản phẩm; vượt quá đơn hàng của khách hàng hoặcsản xuất khi chưa ước lượng được dung lượng thị trường. Không chỉ gây ra tốn diệntích và kinh phí bảo quản, lượng hàng hóa này còn có thể phải bán hạ giá, thậmchí không bán được gây thiệt hại về kinh phí sản xuất.

2.Thiếu cân bằng trong dòng chảy của sản phẩm

Việc thiếu cân bằng trong sản xuất khiến cho quá trìnhsản xuất có nhiều nút thắt. Công đoạn trước không đồng nhất số lượng với côngđoạn sau, do đó sẽ có nhiều bán thành phẩm dư ra và phải lưu trữ trong kho.

3.Dự trữ quá nhiều hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp có xu hướng tích trữ nguyên liệuthành phẩm và bán thành phẩm do lo lắng không đủ hàng hóa cung cấp cho kháchhàng. Những doanh nghiệp này thường có tâm lý lo sợ khi không đáp ứng được nhucầu đột xuất của khách hàng, gây giảm doanh thu và khách hàng bỏ đi nơi khác

4.Các nguyên nhân khác

Nhà quản lý không nhận thức đây là một loại lãng phívà chấp nhận lãng phí tồn kho như điều hiển nhiên

5.Bố trí thiết bị không hợp lý

Phụ tùng, nguyên vật liệu, ngũ kim,… bị khuyết tậtđành phải chờ

Sản xuất theo hệ thống đẩy

Lãng phí tồn kho cũng là 1 trong 7 loại lãng phí trong sản xuất gây nên sự kìm hãm hoạt động nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm

III.Lãng phí tồn kho mang lại hậu quả gì cho doanh nghiệp?

Hàng tồn kho quá nhiều làm doanh nghiệp tốn rất nhiềuchi phí như: chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý,…Hàng tồn kho quá mức làm tăng chi phí sản phẩm do hàng sẽ bị lỗi thời, hàng không bán được gây lãng phí kho, không đảm bảo được việc phòng chống chữa cháy,từ đó tiền lương trả cho nhân viên và phí lãi suất, công việc giấy tờ cũng sẽ tăng lên… Chính vì vậy, việc loại bỏ được lãng phí trong tồn kho, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được tối đa chi phí, tạo nhiều lợi thế cạnh tranh.

Tốn kém về chi phí tài chính. Doanh nghiệp cần có nguồnvốn lưu đông lớn do hàng hóa ứ đọng, chưa có nguồn thu nhiều.

Kéo dài thời gian đơn hàng. Nhiều doanh nghiệp hao phí10 – 20 ngày trên mỗi đơn hàng so với doanh nghiệp đã tối ưu kho bãi.

Gây ra lãng phí do vận chuyển: nhân công, thiết bị, năng lượng,... để di chuyển và sắp xếp chúng.

Che giấu những vấn đề tiềm ẩn như: Sản xuất không cân bằng; khuyết tật; các khó khăn trong sản xuất… do có tồn kho che khuất nên người quản lý có thể không phát hiện kịp thời và khắc phục.

Tốn kém nhiều chi phí quản lý: mặt bằng, vận hành, nhân viên kho bãi, ghi chép, xuất nhập, thất thoát, xuống cấp.

>> Tìm hiểu thêm vê Kaizen, cách áp dụng kaizen tại các công ty Việt Nam hiệu quả: https://bit.ly/2zhCYQX

IV.Giải pháp để loại bỏ lãng phí trong tồnkho

Một số phương pháp hiệu quả trong việc giảm thiểu lượngtồn kho không hữu ích được các doanh nghiệp lớn trên thế giới đã áp dụng và hiệuquả như:

1. Áp dụng một số công cụ Lean

Doanh nghiệp nên nghiên cứu áp dụng một số công cụLean như Just in time, Kanban và Heijunka. Khi sử dụng công cụ này có nghĩa làdoanh nghiệp sẽ lên lịch trình sản xuất phù hợp dựa trên đơn đặt hàng và chỉ sảnxuất theo những gì khách hàng yêu cầu, không thừa cũng không thiếu.

2. Bố trí lại thiết bị

Bố trí các cụm sản xuất theo hình dạng chữ U, Z, T lànhững quá trình liên tục thay vì bố trí theo chức năng.

3. Cân bằng dòng chảy sản xuất

Người quản lý cần phải điều tiết lại những công đoạnquá nhanh hoặc quá chậm để phù hợp với quy trình; giảm lãng phí tồn kho. Chúngta cần biết rằng, năng suất hoặc công suất của nhà máy không được quyết định bởinhững công đoạn sản xuất quá nhanh mà được quyết định bởi khả năng nới rộngnăng suất tại các điểm cổ chai (Bottle neck).

4. Giảm thiểu lượng tồn kho

Tiếp theo là doanh nghiệp cần tránh sản xuất quá mức cầnthiết. Hàng tồn kho nên duy trì vừa đủ để bạn duy trì hoạt động kinh doanh bìnhthường. Tránh lưu trữ quá nhiều nguyên liệu, bán nguyên liệu hoặc những mặthàng có thể hư hỏng theo thời gian; những sản phẩm doanh thu thấp, hay nhữngnguyên liệu lỗi thời theo cách tổ chức của nhà xưởng cũ.

Rất khó cho doanh nghiệp nếu muốn loại bỏ lãng phí tồnkho trong thời gian ngắn. Nhưng không vì thế mà các doanh nghiệp có thể ỷ lại,đình trễ việc cắt giảm lượng tồn kho không cần thiết mà các doanh nghiệp nên bắttay thực hiện ngay. Tránh gây ra nhiều tổn thất về tiền bạc lẫn thời gian củadoanh nghiệp mình.