Hội nghị trực tuyến là gì - Thiết bị hội nghị nào tốt hiện nay?

Ngày nay giải pháp họp trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý. Họp trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Mang lại nhiều hiệu quả trong công việc

Hội nghị trực tuyến (Teleconference) là cuộc họp thông qua các phần mềm, web hội nghị truyền hình, các thiết bị điện thoại, máy tính thông minh qua môi trường internet. Điều này giup giảm thiểu chi phí, thời gian đi lại, tổ chức so với những cuộc họp truyền thống. Bên cạnh đó, hội nghị truyền hình trực tuyến còn được ứng dụng trong các chương trình đào tạo, giảng dạy ở các trường học hoặc một số trung tâm, bệnh viện. Hội nghị trực tuyến cung cấp hình ảnh và âm thanh chất lượng cao, kết nối hai hoặc nhiều địa điểm khác nhau.
Hội nghị trực tuyến là giải pháp khắc phục hoàn toàn các nhược điểm so với phương thức truyền thống như : tốn thời gian ( di chuyển giữa các địa điểm ), phát sinh chi phí đi, ăn, ở, gây tổn hại tới sức khỏe nếu cứ phải đi công tác liên tục, di chuyển thường xuyên giữa các địa điểm với tần suất cao, hoặc triển khai công nghệ mới vào sản xuất, kinh doanh. Với phần mềm hội nghị trực tuyến kết hợp với thiết bị hội nghị trực tuyến, bạn có thể họp trực tuyến, làm việc  từ bất cứ địa điểm nào: ở nhà, quán cafe, bãi biển, trên núi thậm chí ở nước ngoài.

Khi nào bạn cần đến giải pháp Hội nghị trực tuyến ?
- Hội nghị trực tuyến nói chung được tổ chức khi người tham gia được phân cách bằng khoảng cách hoặc hoàn cảnh.
- Khi không thể đi lại vì điều kiện, thời gian hoặc chi phí. Ví dụ như khi cần làm việc với các đồng nghiệp quốc tế. Một số nhân viên xã hội, nhân viên tư vấn và người hòa giải có thể cần gặp một gia đình họ đang làm việc cùng. Nhưng có thể có các cuộc hẹn khác cho phép họ chỉ có thời gian cho một cuộc gọi hội nghị. Thay vì một chuyến đi khắp thị trấn.
- Khi bạn muốn tập trung một số lượng lớn người. Teleconferencing có lẽ là cách dễ nhất để có được một nhóm lớn người với nhau nếu họ đang ở cách xa nhau.
- Khi cần các cuộc họp thường xuyên. Bạn chỉ cần ngồi ở văn phòng và tham gia cuộc họp. Không bị hạn chế bởi thời gian và chi phí.
- Khi các tập tin máy tính cần được xem hoặc thao tác bởi một số người tham gia. Trong trường hợp như thế này, giải pháp đôi khi tốt hơn. Ngay cả khi những người tham gia ở cùng một thành phố.
- Khi cần có quyết định ngay lập tức. Bạn có thể không có thời gian để đi du lịch. Một cuộc gọi hội nghị hoặc một cái gì đó tương tự có thể cung cấp cho bạn thời gian bạn cần
Họp trực tuyến mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
- Thời đại công nghệ ngày càng phát triển, cho nên các sản phẩm nhằm phục vụ việc hội họp cũng ngày trở nên hiện đại và tối ưu hơn. Với việc áp dụng các thiết bị hội nghị truyền hình mang lại cho doanh nghiệp lợi ích:
+ Kết nối nhanh, chính xác với rất nhiều người ở mọi địa điểm, xoá bỏ khoảng cách địa lý.
+ Tổ chức cuộc họp nhanh chóng, hiệu quả, giảm thiể chi phí, thời gian di chuyển.
+ Trao đổi thông tin, xử lý vấn đề kịp thời, nhanh chóng, nâng cao sự hợp tác với khách hàng, đối tác.
+ Đào tạo chuyên môn dễ dàng, hiệu quả
+ Ứng dụng được rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau

Cách tổ chức một cuộc họp trực tuyến
- Để tổ chức một buổi hội nghị trực tuyến (teleconference) mọi người cần lưu ý 3 vấn đề dưới đây. Chúng rất đơn giản và không hề cầu kỳ, chỉ cần lên kế hoạch cụ thể sẽ giúp mọi việc diễn ra nhanh chóng.
+ Lên kế hoạch rõ ràng. Để cuộc họp trực tuyến diễn ra nhanh chóng, tiện lợi mọi người cần lưu ý và lên kế hoạch cụ thể về ngày, giờ, công cụ, phương tiện họp. Nên làm bản nhắc nhở để mọi người có thẻ biết và chuẩn bị kỹ càng.
+ Setup những trang thiết bị cần cho buổi họp. Thông thường người tham gia chỉ cần có một chiếc laptop được trang bị đủ camera và micro là được. Tuy nhiên với người đứng đầu cuộc họp là sếp nếu cần nên có những màn hình lớn để mọi người theo dõi dễ hơn.
+ Đặt ra những quy định trước khi bắt đầu cuộc họp. Để mọi thứ không bị náo loạn thì người tạo ra cuộc họp nên đề ra một số yêu cầu. Ví dụ như tắt micro khi nào nêu ý kiến mới bật, ngồi ngay ngắn, nghiêm túc,...
- Hội nghị trực tuyến có diễn ra tốt đẹp không phụ thuộc rất lớn vào người đứng đầu. Chính vì vậy bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng và đưa ra những yêu cầu phù hợp.
Nhưng giải pháp hội nghị trực tuyến được áp dụng phổ biến hiện nay
1.  Giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm/web
- Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, VSee… Nhưng chức năng rất hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng. Nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.

+ Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp
+ Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng…
2. Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình
- Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau. Để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.

- Giải pháp họp trực tuyến này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành). Muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.
+ Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu. Và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.
+ Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu
3. Họp trực tuyến qua điện thoại
- Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.

+ Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại)
+ Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau
Giải pháp hội nghị trực tuyến (teleconference) đang là xu hướng phát triển trong tương lai. Việc đầu tư phòng họp trực tuyến là rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Không chỉ mang lại những lợi ích khi tổ chức những cuộc hội mà bên cạnh đó còn mang lại những thuận lợi về sau

Mọi thông tin chi tiết Tổng đài xin liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LIÊN KẾT TOÀN CẦU - GTC
Địa chỉ: Số 49 Trung Kính - Cầu Giấy - Hà Nội
Điện thoại: 024 777 99 777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://lapdattongdaidienthoai.com

Tag: Hội nghị trực tuyến, lựa chọn hệ thống điện thoại VoIP phù,5 mẹo tối ưu hóa tổng đài VOIP, Yealink UVC 40 camera hội nghị truyền hình,  Điện thoại IP Yealink T3 Series,  Zoom Cloud Meetings, Tổng đài 1900, tổng đài 1800, Tổng đài điện thoại, tổng đài nội bộ,