Giai đoạn áp dụng theo tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001

Chứng nhận ISO 9001 là hệ thống quản lý chất lượng từng sảnphẩm, dịch vụ của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế gọi là ISO 9001, ISO9001: 2015, thay thế cho hệ thống cũ ISO 9001: 2008. Được tổ chức tiêu chuẩnhóa quốc tế ban hành lần đầu tiên vào năm 1987, tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệpcủa bạn có một hệ thống quản lý chất lượng rõ ràng, quản lý hiệu quả hơn trongcác khâu và hoạt động cụ thể từ đó mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho doanhnghiệp.

ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩnISO 9001. Là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng sản phẩm, áp dụng cho mọitổ chức kinh doanh, mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực và mọi hình thức. Hoạt độngkinh doanh phải đáp ứng các nguyên tắc sau: Hướng đến khách hàng, Khả năng lãnhđạo, Tham gia nhóm, Phương pháp tiếp cận quy trình, Cách tiếp cận hệ thống đểquản lý, Cải tiến liên tục, Quyết định dựa trên sự kiện, Hợp tác đôi bên cùngcó lợi với các nhà cung cấp.

Tiêu chuẩn chứngnhận ISO 9001: 2015 giúp đảm bảo cung cấp ổn định các sản phẩm đáp ứngcác yêu cầu của khách hàng và quy định và được kỳ vọng sẽ cải thiện sự hài lòngcủa khách hàng, do đó, một hệ thống quản lý phải được phát triển và thực hiện.chất lượng cho tất cả các quá trình và nhân sự tham gia vào đảm bảo chất lượngtừ yêu cầu khách hàng, thiết kế, mua nguyên liệu, sản xuất / cung cấp dịch vụ,giao hàng; hỗ trợ các quy trình như tiếp nhận thông tin, đào tạo, bảo trì thiếtbị, máy móc, v.v.

Việc áp dụng và chứng nhận ISO 9001: 2008 hay ISO 9001: 2015cũng trải qua một quy trình gồm 4 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Đánh giá và xác định ban đầu

Khảo sát hệ thống quản lý của công ty và đánh giá theo các yêucầu của tiêu chuẩn ISO 9001

Đào tạo tìm hiểu về chất lượng và hệ thống quản lý chất lượngISO 9001

Cải tiến cơ cấu tổ chức trong công ty

Phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của lãnh đạo vàcác bộ phận vận hành ISO 9001

Phân bổ chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban

Quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn tương ứng cho từng chức danhcông việc và yêu cầu năng lực phù hợp

Giai đoạn 2: Xây dựng và áp dụng hệ thống tài liệu

Đào tạo nhân viên về lập hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng

Xác định các đối tượng tài liệu cần được lập thành tài liệu

Cấu trúc và xây dựng hệ thống tài liệu

Áp dụng hệ thống quản lý

Giai đoạn 3: Xem xét đánh giá có hệ thống

Tìm hiểu và áp dụng hệ thống quản lý cho các nhân viên cóliên quan

Đào tạo đánh giá viên nội bộ

Chọn người đánh giá

Tìm hiểu và áp dụng các hành động khắc phục

Xem xét và đánh giá hệ thống

Sau khi xem xét hệ thống, hãy sửa chữa và cải tiến

Đăng ký chứng nhận

Giai đoạn 4: Chứng nhận ISO 9001

Tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá

Sau khi đánh giá, hãy sửa chữa và cải tiến

Các doanh nghiệp nên tham gia các khóa họcđào tạo để có thể cải tiến hơn cho quy trình cũng như biết cách ngăn ngừa các rủiro không đáng có. Áp dụng theo để nhận biết được tiêu chuẩn nào phù hợp vớidoanh nghiệp của mình. Hiện nay các doanh nghiệp phần lớn là tham gia khóa học đào tạo ISO 22000, ISO 50001, Khóa họcISO 9001,… nhằm nâng cao uy tín cũng như sự hiểu biết củngcố niềm tin cho khách hàng.

Các tổ chức áp dụng ISO 9001 được khuyến khích chuyển sangphiên bản 2015 càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, thời gian chuyển đổi sang phiên bảnmới được Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) và Ủy ban ISO phê duyệt là ba năm kểtừ ngày ban hành ISO 9001: 2015. Điều này không chỉ áp dụng cho các tổ chức. tổchức đã được chứng nhận ISO 9001: 2008, mà còn đối với bất kỳ tổ chức mới nàothiết lập hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

Trong bối cảnh của một hệ thống quản lý chất lượng, phươngpháp khoa học của PDCA có thể được minh họa như sau.

1. KẾ HOẠCH (lập kế hoạch các quá trình sẽ đạt được các mụctiêu)

2. DO (làm theo kế hoạch, theo kế hoạch),

3. KIỂM TRA (kiểm tra đánh giá để xác định mức độ đạt đượccác mục tiêu của kế hoạch đã thực hiện),

4.ACT (hành động khắc phục để thực hiện cải tiến theo kế hoạchnhằm nâng cao hiệu suất như mong muốn). Nếu hiệu suất cần được cải thiện, thì cầnphải có hành động khắc phục để cải thiện hệ thống. Nếu hiệu suất là chấp nhậnđược thì kế hoạch là tốt. Thực hiện theo kế hoạch.

Việc vận hành đúng theo quy trình đã thiết lập là góp phầnquyết định chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Quản lý chất lượng hiệuquả cần xem xét các quy định cụ thể và bối cảnh của doanh nghiệp. Đặc biệt, vớicách tiếp cận dựa trên quy trình, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnISO 9001 sẽ phù hợp với mọi doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề - từ doanh nghiệpkhởi nghiệp đến các tập đoàn toàn cầu.

Hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận ISO 9001 xác địnhai chịu trách nhiệm về các hoạt động và thủ tục liên quan đến chất lượng phảituân theo. Tiêu chuẩn này yêu cầu các cuộc đánh giá nội bộ thường xuyên đối vớihệ thống quản lý để hình thành một quá trình cải tiến liên tục (CIP). Điều đógóp phần đảm bảo rằng định hướng chất lượng trở thành mối quan tâm hàng ngày củamỗi nhân viên trong doanh nghiệp.