Cách chọn hệ thống điện thoại doanh nghiệp

Hệ thống tổng đài điện thoại của một công ty là huyết mạch của nó đối với khách hàng, nhà cung cấp và thế giới. Nó vẫn là một trong những cách dễ dàng nhất để giao tiếp trong công ty cũng như bên ngoài các bức tường của tổ chức. Chọn đúng hệ thống điện thoại doanh nghiệp là một quyết định quan trọng có thể gây ra hậu quả về tài chính và hoạt động nếu chọn sai hệ thống. Đưa ra quyết định đúng đắn về hệ thống điện thoại có nghĩa là nhìn xa trông rộng và lập một số kế hoạch, giống như bạn làm khi điều tra không gian hoặc nội thất văn phòng.

1.
Lập kế hoạch nhân sự. Xem xét kế hoạch kinh doanh của bạn và quyết định có bao nhiêu nhân viên sẽ cần điện thoại trong ba hoặc bốn năm kể từ bây giờ. Một chiếc điện thoại doanh nghiệp hai đường dây đơn giản mua ở bất kỳ cửa hàng điện tử nào cũng có thể hỗ trợ bốn hoặc năm nhân viên một cách dễ dàng, nhưng nếu kế hoạch của bạn là thuê thêm nhân viên, thì giải pháp đó sẽ nhanh chóng trở nên không thể chấp nhận được.

2.
Quyết định các tính năng cần thiết. Công ty của bạn sẽ có nhân viên lễ tân hay người gọi sẽ sử dụng hệ thống trả lời tự động để tiếp cận các cá nhân? Bạn có yêu cầu gọi hội nghị hoặc chuyển tiếp cuộc gọi? Thư thoại có cần thiết không? Lập danh sách các tính năng cần thiết của bạn và sử dụng nó khi so sánh các hệ thống.

3.
Kiểm tra các vị trí địa lý của công ty bạn. Nhiều địa điểm đòi hỏi một giải pháp hoàn toàn khác so với một giải pháp cần hoạt động chỉ trong một văn phòng. Nhiều hệ thống điện thoại yêu cầu một phần cứng đắt tiền ở mỗi vị trí thực tế. Nếu các địa điểm có quy mô khác nhau, bạn có thể cần mua các loại hệ thống khác nhau cho mỗi văn phòng.

4.
Chọn công nghệ viễn thông của bạn. Các hệ thống Tổng đài nhánh riêng (PBX) đặt công nghệ điện thoại chủ yếu trên một phần cứng chấp nhận các đường dây điện thoại từ tiện ích điện thoại. Khi người gọi quay số của bạn, hệ thống PBX sẽ định tuyến cuộc gọi đến đúng bộ phận hoặc cá nhân. Điện thoại voip không sử dụng đường dây điện thoại hoặc thiết bị trung tâm. Mỗi thiết bị cầm tay về cơ bản là một máy tính nhỏ cắm vào kết nối Internet. Các hệ thống tổng đài voip  có thể đắt tiền và thường khó lập trình, nhưng chúng có khả năng mở rộng tốt vì các thiết bị cầm tay bổ sung không đắt. Các hệ thống VOIP rất dễ sử dụng và có thể trải rộng trên nhiều địa điểm, nhưng mỗi thiết bị cầm tay đều đắt tiền, khiến chúng trở thành một lựa chọn đắt tiền trong các văn phòng lớn hơn.

5.
Kiểm tra các tùy chọn của bạn trước khi mua để xác định mức độ đơn giản của chúng đối với chương trình. Việc thêm dòng mới, lập trình tính năng mới và xóa nhân viên cũ khỏi hệ thống đơn giản như thế nào? Nhiều hệ thống quan trọng nổi tiếng là khó lập trình, với các công ty buộc phải trả tiền cho các kỹ thuật viên dịch vụ để lập trình các yêu cầu khá điển hình. Chọn một hệ thống thân thiện với người dùng để giảm chi phí dịch vụ liên tục.