Phân cấp công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là khái niệm dùng để mô tả việc tách và chia nhỏ đối tượng công việc để dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc triển khai và kiểm soát. Theo đó, các việc nhỏ cần phải đảm bảo nằm trong phạm vi, giải quyết mục tiêu của công việc cha. Đồng thời, giữa các công việc nhỏ có thể độc lập hoặc có mối quan hệ phụ thuộc hoàn thành với nhau. Công việc cha chỉ được coi là hoàn thành khi tất cả các công việc con của nó đã được xử lý.
Dưới đây là minh họa sử dụng phân cấp công việc trong dự án thi công một căn nhà:
Qua sơ đồ trên có thể thấy được hiệu quả khi ứng dụng WBS:
- Tạo cấu trúc công việc đơn giản hơn nhưng hiệu quả hơn.
- Phân tích chi phí để kiểm soát tốt hơn.
- Tiến độ dự án được liên tục điều chỉnh và cải thiện.
- Đánh giá chính xác một vấn đề.
WBS một công cụ hiệu quả để quản lý dự án
Giống như phương pháp chia nhỏ mục tiêu, việc cơ cấu và phân chia công việc cũng xuất phát từ những dự tính ban đầu và được điều chỉnh liên tục trong quá trình thực hiện. Trước khi triển khai WBS vào một dự án cụ thể, nhà quản lý cần căn cứ vào mục tiêu dự án, ngân sách dự án cũng như các tài nguyên sẵn có khác liên quan đến dự án để từ đó xác định các hạng mục chính cần tập trung giải quyết. Từ đó triển khai các hạng mục này thành các công việc chi tiết có thời gian, chi phí, phạm vi, trách nhiệm giải quyết cụ thể. Công việc càng được phân tích chi tiết thì càng dễ triển khai, hiệu quả cao hơn và dự án do đó cũng ít gặp rủi ro hơn.
Khi triển khai nhiều dự án cùng lúc, việc xây dựng phân cấp công việc cho từng dự án cũng như việc quản lý chúng sẽ trở nên phức tạp hơn. Nếu xử lý chưa thực sự khoa học, không những bạn đã bỏ qua cơ hội giảm thiểu chi phí, khai thác hiệu quả nguồn lực mà có thể còn gặp phải các vấn đề như chồng chéo công việc, xử lý thiếu tập trung và mất kiểm soát trong mọi mặt. Ngày nay, với xu hướng số hóa công nghệ 4.0 mạnh mẽ, việc ứng dụng các chương trình
phần mềm quản lý dự án xây dựng sẽ giúp bạn nhìn nhận cấu trúc công việc trực quan, kiểm soát công việc tốt hơn đồng thời tạo cơ hội tiết kiệm tối đa chi phí cũng như thời gian thực hiện.
